Facturación Electrónica

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Impresión y envío masivo de comprobantes

La impresión y envío masivo de comprobantes te permite generar de manera masiva el envío de comprobantes electrónicos y no electrónicos, esto con el fin de minimizar tiempo y garantizar mayor agilidad al momento de realizar la impresión y el envío de los documentos.

Para utilizar esta opción, puedes hacer uso de las siguientes rutas: 

1. Te diriges al módulo Ventas y seleccionas la pestaña Impresión y envío masivo.

2. Vas por la opción Reportes – Ventas – Ventas – Impresión y envío masivo de comprobantes.

Una vez ingreses por cualquiera de las rutas, puedes definir algunos filtros o criterios de búsqueda, los cuales se describen a continuación:

  • Clientes: puedes consultar un cliente en específico digitando los datos del mismo o por medio de la lupa.
  • Comprobante: el programa te permite seleccionar el o los tipos de documentos sobre los cuales se requiere conocer la información.

  • Fecha de elaboración: eliges el año y el mes sobre el cual se va a consultar la información.
  • Envío a la DIAN: defines el estado en el que requieras ver los comprobantes.

  • Envío por mail: seleccionas el estado que desees consultar o puedes dejar el filtro todos.

Una vez definidos los criterios, das clic en el botón Buscar y el sistema lista todos los comprobantes de acuerdo a los parámetros asignados.

Aquí visualizarás el tipo de transacción, el número del comprobante, la fecha de elaboración, los datos del cliente, si fue enviado por email y el estado de envío a la DIAN, donde encontrarás seis estados diferentes, te explicamos cada uno:  

1. No enviado: corresponde a los documentos electrónicos que se crearon, se guardaron, pero no se han enviado a la DIAN.

2. No aplica: hace referencia a los documentos no electrónicos.

3. Rechazado: son los documentos electrónicos que se enviaron a la DIAN, pero tienen algún rechazo y por ende no quedaron aprobados. Aquí aparecerá la opción “Ver detalle” para que puedas consultar el motivo de rechazo y corregirlo para su reenvío.

4. Aceptado: aparecerá en los documentos electrónicos que se enviaron y fueron aprobados.

5. Fallido: estos documentos electrónicos presentan error en el envío a la DIAN, aquí aparecerá la opción “Ver detalle” para que consultes el motivo de la inconsistencia.

6. Fecha inválida: son los documentos electrónicos que están pendientes por enviar a la DIAN y tienen una fecha de elaboración distinta a la del día actual para su envío, en este caso es necesario que ingreses al comprobante, modifiques la fecha y lo envíes a la DIAN.

También puedes marcar uno de estos comprobantes y dar clic en , se abrirá la siguiente ventana:

La cual indica que para los documentos que lo requieran, se cambiará la fecha de elaboración por la del día actual en el que se realizará el envío, con el fin de evitar rechazos por parte de la DIAN.

Además, especifica que para aquellos documentos que tengan vencimientos a crédito, no se modificarán las fechas.

Importante: Este cambio de fecha tendrá efectos en todos los movimientos contables relacionados con el documento.

Cuando presiones el botón , de manera automática se cambiará la fecha de elaboración del documento por la del día actual, únicamente para aquellos que aplique esta acción y se enviará el comprobante a la DIAN.

Si haces clic en el botón o en la X, se cerrará la ventana, no se modificarán las fechas de los documentos para que coincidan con el día actual y por supuesto, no se enviarán a la DIAN.

Puedes marcar la opción del recuadro inicial y el sistema selecciona todos los documentos o escoger uno a uno los documentos que deseas imprimir o enviar.

Una vez seleccionados, puedes utilizar las siguientes opciones donde es posible:

  • Presionar el botón de , y visualizar el documento en pantalla para su respectiva descarga en PDF o para enviarlo a impresión.
  • Dar clic en la opción , para los estados «No aplica» o «Aceptado», y así permitirá enviarlos por correo electrónico a la dirección de e-mail registrada en el contacto principal.

enviar fe

Por último, genera la pantalla de envío de correo y se da clic en el botón , el sistema enviará los documentos al correo de cada contacto que fue relacionado previamente en cada uno de los comprobantes.

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16 comentarios en “Impresión y envío masivo de comprobantes”

  1. buen dia

    Hay inconvenientes para el invio masico de Facturas NO electrónica, sale el mensaje
    «En los documentos que lo requieran, la fecha de elaboración se ajustará por la fecha actual (27 may. 2024) según la normatividad DIAN vigente. Esto tendrá efecto en todos los movimientos relacionados al documento. En los documentos con vencimientos a crédito no se modificarán las fechas.

    Al enviar estos documentos a la DIAN ya no podrás editarlos, anularlos o borrarlos. Una vez aprobados, se enviarán automáticamente al email de tu cliente.

    Somos una propiedad Horizontal, y no emitimos facturas electronicas,

    Tampoco dejo realizar el envio masivo en la fecha que se elaboraron las cuentas de cobro,

    solicitamos por favor solucion,

    1. Buen día Miledys, es necesario que en los filtros selecciones la opción «No aplica» en el campo Envió a la DIAN y de esta manera podrás enviar los documentos de forma masiva.

  2. Avatar
    Gerlainde Guzman

    No permite seleccionar todas las facturas para el envío masivo a la DIAN cuando se marca la casilla no selecciona todos los comprobantes y hay que hacerlo uno por uno

    1. Alexandra Garcia
      Alexandra Garcia

      Hola Gerlainde, cuando ingresas a la búsqueda de los comprobantes, dejas marcado todas los documentos tipos Factura electrónica, luego que te muestra la selección, marcas en la parte superior para que te los seleccione todas, verifica que se habilita el campo en la parte superior antes de tipo de transacción. para que no tengas que seleccionar una a una.

  3. Como se puede hacer, para programar el envio masivo de recibos de caja, por favor ya que lo manejo en una copropiedad de 100 unidades, y enviarlos manualmente es muy desgastante

    1. Alexandra Garcia
      Alexandra Garcia

      Hola Johan, en el momento en el programa solo se puede enviar de manera masiva, documentos electrónicos del proceso de ventas, por ahora con el recibo no. Por el momento solo tendría una opción crear el documento en Excel para subir comprobantes contables, pero no te los mostraría como recibos.

    1. Alexandra Garcia
      Alexandra Garcia

      Hola, el sistema te muestra error cuando lo estas enviando, y allí te indica porque no se puede enviar, puede ser error en los parámetros, o cuando hay inconvenientes en las plataformas. Intenta reenviar, si continúa el inconveniente es necesario que te comuniques al área de call center para que el asesor revise tu información y te ayude a solucionarlo.

    1. Buen día Dory, te recomendamos verificar que en la creación del tercero este relacionado el correo electrónico, para que te aparezca de forma automática al enviar los documentos electrónicos.

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