Nómina Electrónica

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Transmisión o envío de nómina electrónica Lite a la DIAN

Importante: Si el menú que visualizas a continuación es diferente a esta guía, consulta el siguiente enlace.

Antes de realizar el envío o transmisión de la nómina, recuerda que es necesario que hayas culminado el proceso de configuración de prefijos para la nómina electrónica.

Este proceso te permitirá realizar el envío a la DIAN de cada uno de los documentos soporte de pago que se generan al realizar la nómina electrónica.

Para ello, te diriges al módulo Nómina electrónica – Documentos electrónicos. 

Importante: Si requieres realizar el envío de las provisiones a la DIAN, consulta el proceso necesario haciendo clic en este enlace.

Al ingresar es necesario que elijas el periodo de nómina y des clic en el botón Generar documentos .

Importante: 

  • Por medio de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, Capitulo II, Articulo 8 se tendrá plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago de la nómina.
  • La transmisión de la nómina por cada empleado, se realizará de forma mensual.
  • Podrás enviar los documentos electrónicos a la DIAN, hasta de 11 periodos anteriores al actual.

El sistema te mostrará la siguiente ventana, donde es necesario seleccionar el periodo de nómina que necesitas enviar a la DIAN y das clic en Generar .

Para realizar el envío de las cesantías a la DIAN, en los meses de diciembre, enero, febrero y marzo, al dar clic en Generar documentos te mostrará la siguiente ventana donde deslizas el botón “Incluir cesantías anuales”.

Se activará un texto informativo y el campo “Periodo de cesantías a reportar” inhabilitado.

  • Si estas en el periodo de nómina diciembre, en el campo “Periodo de cesantías a reportar” se mostrará el mismo año de ese mes y se reportará la información de ese mismo año.
  • En caso de reportar el mes de enero, febrero y marzo, el campo “Periodo de cesantías a reportar” deberá tener la selección del año anterior y se incluirá la información de las cesantías de ese año.
  • Si por algún motivo ya generaste la transmisión de cesantías en un mes entre enero y marzo, ya no deberá aparece el campo “Incluir cesantías anuales”.

Importante:

  • Recuerda que la opción de “Incluir cesantías anuales” se mostrará activo o para seleccionar si el año gravable seleccionado tiene el proceso de cesantías generado.

Seguido, en la parte inferior visualizarás el listado de las novedades y pagos realizados por cada uno de los empleados del periodo indicado.

Aquí es necesario tener en cuenta que cuando los documentos contengan alguna inconsistencia o te falte algún campo por diligenciar visualizarás los siguientes estados: 

Documentos incompletos:

TRANSMISIÓN 4

En este caso visualizarás el estado “Incompleto” que estará acompañado de la acción “Corregir”, das clic sobre este y el sistema te mostrara en que parte se está generando la inconsistencia y cuáles están diligenciadas de manera correcta.

TRANSMISIÓN 5

Importante: 

  • Revisa que todos los conceptos agregados estén completamente diligenciados y que tengan valores diferentes a cero.
  • Verifica que los conceptos agregados tengan diligenciado el campo «grupo de nómina» en la configuración del concepto. 
  • Confirma que todos los datos del perfil de la organización estén completos.

Una vez las corrijas, seleccionas Volver a generar el documento  y de esta forma el estado pasará a “Sin enviar”. 

Documentos Sin Enviar:

TRANSMISIÓN 6

Cuando los soportes no tengan ninguna inconsistencia, después de generarlos o cuando hayan sido corregidos, se mostrará en el estado “Sin enviar”, aquí puedes dar clic en la opción Enviar para transmitir la información a la DIAN o Ver el detalle para revisar los cálculos y la información.

Puedes enviar los documentos uno a uno o si los deseas enviar de forma masiva, para ello es necesario que los selecciones y des clic en el botón Enviar .

Una vez enviados, el sistema te mostrará el estado Procesando que indica que se envió a la DIAN y se espera la respuesta.

Cuando la DIAN responda y los documentos sean aprobados, te permitirá visualizarlo de la siguiente manera:

Desde la columna “acciones” podrás:

  • Elaborar una nota de ajuste, la cual te ayudara a reemplazar la información enviada a la DIAN.
  • Ver el detalle del documento electrónico, donde podrás consultar la fecha de generación de esta manera:

Si incluyes las cesantías anuales en los periodos correspondientes, en el detalle podrás observar el concepto.

Sin embargo, en caso de no hacerlo, podrás dar clic en el botón Añadir cesantías anuales y el sistema habilitará una ventana, la cual te indica el “periodo de cesantías a reportar” de acuerdo al periodo de nómina.

Además te permitirá remover las cesantías según lo requieras.

  • Descargar o imprimir tu documento soporte en PDF, con la aprobación de la DIAN.

Documento soporte pago de nómina electrónica

Importante: En caso de que el documento sea rechazado por la DIAN, seleccionas la opción Ver motivo, donde el sistema te indica la razón del rechazo, una vez corregida la inconsistencia puedes reenviarlo. 

Por último, para enviar los documentos aprobados por la DIAN, te ubicas en la pestaña Envíos por correo, donde eliges los soportes a enviar y das clic en el botón Enviar al correo electrónico .

Importante: En caso de que el estado de envío sea fallido podrás reenviarlo o corregirlo, al seleccionar la opción corregir visualizarás la siguiente ventana donde modificas el correo del perfil del empleado o solamente reenviar la información a un correo al que el empleado tenga acceso.

Una vez ingreses los datos, das clic en el botón Guardar y enviar

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14 comentarios en “Transmisión o envío de nómina electrónica Lite a la DIAN”

  1. Buena noche, al terminar nomina y generar documento me aparece error de contabilizacion de un empleado que dice “Empleado no tiene un tercero relacionado”, no se a que se debe si en el perfil del empleado tiene toda la informacion que piden… gracias por su ayuda

    1. Buen día Karen, te recomendamos repasar el perfil del empleado y guardar los cambios, para que puedas terminar la liquidación de tu nómina.

  2. Buenas tardes.

    Cordial Saludo.

    En la nomina hizo falta incluir un empleado, este se incluyo después del envió de la nomina electrónica de la DIAN.. Es posible enviar solo la nomina electronica de la DIAN de ese empleado?

  3. Buena tarde, necesito que me ayuden pues como en el LITE todo es manual, no he incorporado las provisiones.
    Necesito hacer las correcciones.
    Hice la nota de ajuste a la nomina, pero no veo como hago para reenviarla nuevamente con las provisiones.
    gracias

  4. Buenas tardes. Como hago para ver si en la nomina que envie a la DIAN, aparecen las provisiones de cada empleado. Tengo Siigo Lite.

    1. Alexandra Garcia
      Alexandra Garcia

      Hola Zenaida, cuando vas a enviar la nómina electrónica hay un campo que se marca para indicar que se van a enviar las provisiones, en los informes puedes verlo como otras deducciones, diferentes a las que se le hacen al empleado.

  5. Buenas tardes, una pregunta al momento de generar los documentos para enviar la nomina no me aparece año gravable 2024, como hago para que me aparezca.

    1. Alexandra Garcia
      Alexandra Garcia

      Hola Sara, el campo de año gravable solo aplica para enviar las cesantías, es decir que no necesitas marcarlo, solo selecciona el período de nómina y ya te deja enviarla.

  6. Pablo Montilla Aparicio

    Buenas tardes, una pregunta si necesito enviar la nomina y me aparece año gravable 2023, como hago para que me aparezca 2024

    1. Alexandra Garcia
      Alexandra Garcia

      Hola Pablo, el campo de año gravable solo se utiliza si marcas la opción de enviar las cesantías, si no es el caso, solo debe seleccionar el período contable y ya el sistema te permite enviar.

    1. Buen día Mauricio, si la nómina esta terminada puedes realizar la transmisión a la Dian como lo explica esta guía te recomendamos verificar que no hayas enviado una nómina ese mismo mes o de no ser posible comunícate a nuestras líneas de call center para validarlo.

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