Para realizar este proceso es necesario definir previamente algunos parámetros o requisitos como lo son:
- Definir el tipo de comprobante de factura.
- Tener creados los terceros, clientes y contactos.
- Los centros de costo si aplican.
- Los vendedores.
- Las bodegas.
- Los productos y/o servicios.
- Impuestos.
- Las Formas de pago.
Una vez confirmes los parámetros o requisitos ingresas por la ruta 
Configuración – Contabilidad – Importación – Facturas de venta y comprobantes contables.
Al ingresar realizas los siguientes cinco pasos:
Paso 1
Seleccionas la opción de Facturas y seguido das clic en el botón 
.
Paso 2
Descargas el archivo de Excel para la importación de las facturas de venta, el cual, queda en la carpeta descargas o Downloads del PC.
Importante: para subir la interface en Excel, es necesario que el archivo no supere los 500 registros, en caso de ser mayor esta cifra es necesario fraccionar el archivo.
Una vez descargada la abres y empiezas a diligenciar los campos.
Las columnas identificadas con color rojo son obligatorias y las columnas de color azul son opcionales. Recomendamos que en lo posible siempre sean diligenciadas todas las columnas para que los documentos contengan el detalle de toda la información.
Importante: es indispensable que en el archivo de Excel no modifiques, elimines o adiciones columnas para evitar inconveniente al momento de cargar el archivo.
- Columna A, Tipo de comprobante: campo obligatorio, digitas el código del tipo de factura Ejemplo: 1, 2, 121, 999. Importante repetir el código dependiendo de la cantidad de ítems de productos o formas de pago.
- Columna B, Consecutivo: campo obligatorio, Ejemplo: 1660
- Columna C, Identificación tercero: campo obligatorio, digitas el número de identificación del cliente.
- Columna D, Sucursal: digitas la sucursal solo si el tercero la tiene, caso contrario puedes dejar el campo en blanco, este es un campo numérico de 3 caracteres.
- Columna E, Código centro/subcentro de costos: aplica solo si tienes manejo de centro de costo. Digitas el código del centro-subcentro, según la ruta Configuración – Contabilidad – Generales – Centro de costos. Ejemplo: 1-1.
- Columna F, Fecha de elaboración: campo obligatorio, con formato de fecha tipo “DD/MM/AAAA.”
- Columna G, Sigla Moneda: este campo es obligatorio en caso de manejar moneda extrajera. Ejemplo: COP, USD, EUR, etc.
- Columna H, Tasa de cambio: campo numérico de 5 enteros y 9 decimales, este campo será obligatorio al tener una moneda diferente a la local y debe ser mayor a cero. La tasa puede estar en una sola secuencia o en todas, pero no puede tener dos tasas diferentes para el mismo consecutivo de comprobante.
- Columna I, Nombre contacto: nombre del contacto previamente creado en el catálogo del tercero.
- Columna J, Email Contacto: correo electrónico del contacto previamente creado en el catálogo del tercero.
- Columna K, Orden de compra: solo aplica para facturación electrónica, campo máximo de 40 caracteres, alfanumérico, el prefijo y el número serán separados por un guion (-).
- Columna L, Orden de entrega: solo aplica para facturación electrónica, campo máximo de 40 caracteres, alfanumérico, el prefijo y el número serán separados por un guion (-).
- Columna M, Fecha orden de entrega: solo aplica para facturación electrónica, es un campo con formato de fecha, es necesario que esta fecha no sea inferior a la fecha de elaboración.
Importante: para importar facturas con los campos de orden de compra y/o orden de entrega, es necesario que el tipo de factura esté configurado y tenga habilitado el manejo de los campos para que no presenten inconvenientes.
- Columna N, Código producto: código del producto y/o servicio previamente creado.
- Columna O, Descripción producto: nombre del producto y/o servicio previamente creado.
- Columna P, Identificación vendedor: número de cédula del vendedor previamente creado como usuario.
- Columna Q, Código de Bodega: aplica solo si tienes manejo de bodegas y si el producto maneja control de inventarios. Para identificar esta información puedes ingresar a la siguiente ruta: Configuración – Productos y servicios – Generales – Configuración de bodegas.
- Columna R, Cantidad producto: digitas las unidades de producto y/o servicio a registrar en cada uno de los ítems.
- Columna S, Valor unitario: digitas el valor unitario del producto y/o servicio a registrar en cada uno de los ítems.
- Columna T, Valor Descuento: es necesario que digites el valor del descuento y no el porcentaje.
- Columna U, Base AIU: aplica solo si tiene manejo de base AIU.
- Columna V, Código impuesto cargo: si la cuenta contable está asociada a un impuesto (normalmente el IVA), este campo será – obligatorio. Para identificar esta información ingresas a la siguiente ruta: Configuración – Contabilidad – Generales – Impuestos.
- Columna W, Código impuesto cargo dos: un cargo adicional aparte del IVA. Para identificar esta información ingresas a la siguiente ruta: Configuración – Contabilidad – Generales – Impuestos.
- Columna X, Código impuesto retención: si la cuenta contable está asociada a un impuesto (normalmente el Retefuente), este campo será obligatorio. Para identificar esta información ingresas a la siguiente ruta: Configuración – Contabilidad – Generales – Impuestos.
- Columna Y, Código ReteICA: si la cuenta contable está asociada a un impuesto, este campo será obligatorio. Para identificar esta información ingresas a la siguiente ruta: Configuración – Contabilidad – Generales – Impuestos.
- Columna Z, Código ReteIVA: si la cuenta contable está asociada a un impuesto, este campo será obligatorio. Para identificar esta información ingresas a la siguiente ruta: Configuración – Contabilidad – Generales – Impuestos.
- Columna AA, Código forma de pago: para identificar esta información ingresas a la siguiente ruta: Configuración – Contabilidad – Generales – Formas de pago en documentos.
- Columna AB, Valor forma de pago: valor de la forma de pago.
- Columna AC, Fecha Vencimiento: el campo es obligatorio solo cuando se tenga seleccionado forma de pago crédito. Este campo tiene formato de fecha tipo “DD/MM/AAAA.”
- Columna AD, Observaciones: si vas a realizar alguna observación en la factura teniendo en cuenta que es un máximo de 300 caracteres.
Importante: en la Columna Y, Valor forma de pago, es necesario que tengas en cuenta que el valor relacionado es igual al valor bruto + cargos – descuentos, es decir, el Valor Neto.
Si son varias formas de pago o cuotas aplicar en la factura es obligatorio que por cada línea o renglón estén diligenciados los campos en las columnas de tipo de comprobante, consecutivo, identificación del tercero, fecha de elaboración e identificación del vendedor.
Una vez diligenciado el archivo con una o varias facturas, guardarlo en la ruta de tu preferencia de tu PC.
Regresas al Paso 2 en Siigo y seleccionas el archivo a importar en la ruta donde se guardó y das clic en el botón .
Paso 3
Al llegar a esta opción se te habilita la siguiente ventana donde confirmas que las columnas son las mismas que estaban en el archivo de Excel. Una vez lo revises das clic en el botón .
Paso 4
El sistema genera un listado con los datos de las facturas a importar, permitiendo confirmar si la información es o no correcta y das clic en el botón 
.
Paso 5
Por último, el sistema te confirma que los registros fueron incorporados o si presenta alguna inconsistencia, informa el campo a corregir.
Importante: Si cuentas con restricción de generar la factura y remisiones sin stock, al importar una interfaz de facturas de venta, el sistema realizara la validación sobre los productos y servicios ingresados:
- Productos sin Stock: Se mostrará el error encontrado, detallando el código del producto que no cuenta con Stock.
- Productos o servicios NO inventariables: Se importarán los registros.
- Productos con Stock: Se importarán los registros.