Facturación Electrónica

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Manejo factura electrónica para empresas de transporte de carga

A partir del 1 de mayo de 2024, la fecha de elaboración de tus documentos electrónicos (Factura de Venta, Nota Débito y Nota Crédito) deberá ser igual a la fecha de envío a la DIAN. De no ser así, será motivo de rechazo en la validación del documento.

Para las empresas de transporte de carga, será necesario elaborar la factura electrónica por todas las operaciones que realicen, teniendo en cuenta la calidad de comerciantes o la prestación de servicios inherentes a esta actividad que desarrollan.

Para estos efectos, las empresas de transporte reportarán la expedición de la factura electrónica de carga a través del sistema de información Registro Nacional de Despachos de Carga – RDNC.

Para elaborar una factura de venta electrónica para transporte de carga, es necesario:

1. Ir a la configuración de la factura de venta

Para ello, te diriges al ícono: Boton configuración nuevo (Configuración) – Ventas – Documentos – Facturas de ventas.

Al ingresar, visualizas los comprobantes que se encuentran definidos en el programa y en el tipo de comprobante das clic en la opción “Editar”.

Seguido ubicas la sección de Datos adicionales para Facturación Electrónica y en la opción Habilitar datos para sector comercial, seleccionas «Transporte de carga”.

2. Elaborar la factura electrónica de venta

Para elaborar la factura electrónica para transporte de carga, puedes ingresar por las siguientes rutas:

a. Te diriges al módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.

b. En la página principal con el botón Ícono Más Crear – Proceso de ventasFactura de venta.

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c. Vas a la opción de Ventas, luego en Documentos de venta seleccionas Nuevo documento de venta – Factura de venta.

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Al ingresar, eliges el tipo de factura e incorporas toda la información que el programa requiere en el encabezado.

ENCABEZADO-FE-dos-impto

Importante: el sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación, de no ser así se generará el siguiente mensaje y no permitirá guardar el documento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad de la DIAN.

Aquí podrás dar clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida.

En el detalle de la factura, al seleccionar un producto, en la columna «Datos complementarios», se mostrará el siguiente mensaje indicando cuáles son los campos a diligenciar por cada ítem relacionado con transporte de carga y para adicionarlos das clic sobre el ícono .

El sistema habilita la siguiente ventana, con los campos para empresas de transporte de carga:

  • Número radicado aceptación remesa.
  • Número de remesa: campo alfanumérico que permite uso de espacio, guion medio (-), guion bajo (_), slash (/) y coma (,)
  • Valor del flete.
  • Cantidad transportada.
  • Unidad de medida: seleccionas alguna de las opciones GLL- Galón o KMG – Kilogramo.
  • Orden de compra.
  • Tipo de servicio: te permite elegir entre servicio adicional y remesa de transporte registrada en el RNDC.

Importante: si tienes activa la opción de Vendedor por ítem y/o Ingresos para terceros así se mostrará la información:

Una vez ingreses toda la información, das clic en el botón y visualizarás los datos de transporte relacionados en cada ítem.

Importante:

  • Los campos para transporte de carga no son obligatorios y los podrás diligenciar a tu criterio. 
  • La información registrada para empresas de transporte de carga se visualizará en el XML del documento.

Una vez hayas incorporado toda la información de la factura, das clic en el botón .

Importante: cuando la factura electrónica de venta se encuentre pendiente por enviar o aprobar por la Dian, visualizarás el título y la marca de agua “Detalle de producto”, de esta manera:

Al ser aprobada por la Dian, observarás el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.

vista fve con qr

Adicional, en la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.

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12 comentarios en “Manejo factura electrónica para empresas de transporte de carga”

  1. Buena tarde, como hago para parametrizar las notas creditos con esta informacion complmetaria para que esta misma informacion me salga en la nota credito convertida en el xml

  2. BUEN DIA SI SON VARIOS VIAJES DEL MISMO ORIGEN A DESTINO COMO HAGO PARA LLENAR LOS DATOS DE LAS REMESAS SERIA REPETIR VARIAS VECES EL MISMO CONCEPTO PÁRA PODER PONER TODOS LOS DATOS, AGRADEZCO SU COLABORACION, GRACIAS

  3. Es cierto que nuestro Cliente ò Generador de Carga, tiene que estar inscrito en el Ministerio como Generador de Carga, para que la factura sea aprobada?

    1. Alexandra Garcia
      Alexandra Garcia

      Hola Yuly, esta información te la puede confirmar el ente regulador, confirma con el Ministerio y con la Dian que son los que te indica cuales son los requisitos.

  4. Avatar
    norelys ramirez

    Alexandra tengo que generar una factura que en datos complementarios tiene doble remesa o sea doble autorización por que es de ida y regreso, como hago si solo me deja una autorización de remesa ?

    1. Alexandra Garcia
      Alexandra Garcia

      Hola Norelys, en el momento el sistema permite ingresar solo esa información. Seria revisar si puedes ingresarla ahí, si tienes dudas de como hacer otros cambios puedes comunicarte al área de call center y un asesor revisando en tus datos puede ayudarte a aclarar.

  5. Avatar
    norelys ramirez

    buenas tardes, no tenia claro como llenar los datos completarios y me equivoque, puedo corregir ese error o me toca anular la factura ?

    1. Alexandra Garcia
      Alexandra Garcia

      Hola Norelys, si los datos son del cliente, hay campos que no se pueden modificar, si ya fue enviada electrónicamente, no admite cambios.

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