Facturación Electrónica

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Manejo de order reference y orden de entrega en la factura electrónica

Para elaborar la factura electrónica con el manejo de Order reference / orden de compra y orden de entrega, es necesario:

1. Ir a la configuración de la factura de venta

Para ello, te ubicas en el ícono del engranaje Boton configuración nuevo que corresponde a Configuración – Ventas – Documentos – Facturas de ventas.

Al ingresar, visualizas los comprobantes que se encuentran definidos en el programa y en el tipo de comprobante, das clic en la opción “Editar”.

crear tipo de facturas

Seguido ubicas la sección de Datos adicionales para Facturación Electrónica.

Donde podrás realizar la marcación de dichos parámetros:

  • Order reference/ Orden de compra, datos que no son obligatorios, es decir, que solo si tu empresa lo requiere o necesita se asigna el número. En este campo podrás ingresar hasta 20 caracteres en el número.
  • Orden de entrega, este ítem no será obligatorio. Estos son campos alfanuméricos y en el campo para seleccionar la fecha de entrega, esta no podrá ser menor a la fecha de elaboración de la factura de venta.

Una vez completes toda la información que te solicita este catálogo, das clic en el botón guardar para que los datos ingresados queden almacenados en el programa y se tengan en cuenta al momento de elaborar la factura.

2. Elaborar la factura electrónica de venta

Para elaborar la factura electrónica con el número de orden de compra y de entrega, puedes hacer uso de las siguientes rutas:

a. Te diriges al módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.

b. En la página principal con el botón Ícono Más Crear – Proceso de ventasFactura de venta.

01 RUTA 1 crear fv

c. Ingresas a la opción de Ventas, luego en Documentos de venta seleccionas Nuevo documento de venta – Factura de venta.

02 ruta 2 crear fv

De este modo, visualizarás la siguiente pantalla.

Donde podrás digitar el prefijo y número de la orden de compra y/o orden de entrega.

Importante: el sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación, de no ser así se generará el siguiente mensaje y no permitirá guardar el documento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad de la DIAN.

Aquí podrás dar clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida.

Una vez hayas incorporado toda la información de la factura, das clic en el botón .

Importante: cuando la factura electrónica de venta se encuentre pendiente por enviar o aprobar por la Dian, visualizarás el título y la marca de agua “Detalle de producto”, de esta manera:

Al ser aprobada por la Dian, observarás el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas, los códigos electrónicos correspondientes y los campos en la parte inferior de la factura.

Adicional, en la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.

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