Nómina Electrónica

Importante: Si el menú que visualizas a continuación es diferente a esta guía, consulta el siguiente enlace.

Este proceso te permite generar un documento que resume la información necesaria que emite todo empleador al momento de terminar la relación laboral con su empleado.

Para generar la liquidación, es necesario que realices los siguientes pasos: 

1. Crear la liquidación de la nómina electrónica

Para hacer la liquidación del contrato, es necesario que la nómina del periodo a liquidar este contabilizada y pagada.

2. Realizar el cambio de la fecha de finalización del contrato del empleado

Para editar la fecha de finalización del contrato del empleado, te diriges al módulo: Nómina electrónica – Empleados.

Allí el sistema te va a mostrar todos los empleados que tienes creados, con su respectivo contrato y podrás buscar el empleado específico a través del buscador de empleados.

Una vez ingreses, das clic en la sección Datos del contrato y relacionas la fecha de finalización del contrato.

Cuando realices los cambios que necesitas, das clic en el botón Guardar cambios .

3. Revisar la configuración de los conceptos

Te diriges por el ícono engranaje  luego vas por Nómina – Generales – Conceptos de nómina.

Al ingresar es necesario que verifiques la configuración de los conceptos que afecten horas o días, y la base de cálculo para el empleado.

En el campo bases para cálculos puedes seleccionar si deseas que se realice por Promedio o Sueldo más auxilio de transporte.

4. Revisar en la configuración de nómina las cuentas en los conceptos de liquidación de contrato

Para ello, te diriges por el ícono engranaje Configuración – Nómina – Generales – Configuración de nómina.

Al ingresar, se te habilita la siguiente pantalla donde es posible consultar las cuentas en conceptos seleccionando en el campo tipo de proceso “liquidación de contrato” por cada grupo.

Y en la pestaña comprobantes de nómina, en la sección “otras liquidaciones” revisar que la asociación de los comprobantes para la liquidación de contrato estén previamente definidos.

5. Crear liquidación

Una vez termines la revisión, realizas el proceso de liquidación de contrato de trabajo por la ruta: Nómina – Más Procesos – Otros procesos – Liquidación de contrato.

En la siguiente ventana das clic en el botón Nueva liquidación .

Al ingresar el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Allí encontrarás el paso 1 del proceso de liquidación de contrato, en el cual puedes diligenciar los siguientes datos:

a. Información básica:

• Descripción: te permite ingresar un nombre que identifique la liquidación de contrato. 
• Año / Mes de liquidación: escoges el mes y año en que se va a realizar la liquidación de contrato.

b. Novedades generales:

Aquí encontrarás dos recuadros que te permitirán agregar esas novedades de ingreso y deducciones que se aplicarán de manera general a todos los empleados que integren la liquidación de contrato. 

Importante: ten en cuenta que no podrás agregar de manera general novedades que requieran de fechas exactas como incapacidades, vacaciones o licencias; estás podrás agregarlas de manera específica para cada empleado más adelante.

c. Selección de empleados:

El sistema te mostrará los empleados que tengan el contrato activo al mes en que se realizará la liquidación de contrato, podrás filtrar para que aparezcan todos o solamente los que tienen fin de contrato en el mes seleccionado.

Recuerda que puedes seleccionar todos los empleados o solo algunos según sea el caso. Seguido es necesario que registres la “fecha fin contrato” y el “Motivo de retiro”.

Importante: el o los empleados que vas a liquidar es necesario que tengan las nóminas contabilizadas.

Para continuar presionas en el botón Crear liquidación .

En este segundo paso, visualizarás el listado de los empleados incluidos en la liquidación del contrato y además podrás confirmar el total de ingresos, deducciones y neto a pagar por cada empleado

Para realizar modificaciones sobre los conceptos existentes, puedes presionar la opción Ver detalle y luego, sobre el concepto que deseas cambiar, das clic en el botón Editar .

O también, puedes hacerlo seleccionando el botón Añadir novedad .

Por cualquiera de las dos opciones mencionadas anteriormente, te aparecerá la pantalla de novedades del empleado, donde podrás editar las existentes.

Importante: El sistema no permite modificar los días laborados, ya que este dato se tomará de la liquidación de nómina por cada mes.

Adicional,  podrás añadir nuevas novedades, seleccionando en las pestañas de la parte superior la que necesitas (liquidación de contrato, salario, vacaciones, horas extras, entre otras), completas la información solicitada y para guardar cambios, das clic en el botón Añadir novedad .

Importante: De acuerdo a la ley 1271 del mes de agosto del año 2023, nace un nuevo beneficio llamado licencia parental flexible, que consiste en otorgar a la madre o al padre la posibilidad de tomar de su licencia de maternidad o paternidad en un tiempo parcial flexible, donde podrán cambiar un periodo determinado de su licencia por un período de trabajo de medio tiempo, lo que permitirá que la licencia se amplíe por el doble del tiempo.

Al relacionar el concepto Licencia maternidad / paternidad, encontrarás el botón “Licencia parental flexible de tiempo parcial” cuando lo actives, el sistema calculará el valor de la licencia dividiendo el día en dos, debido a que la Licencia paternal flexible es la mitad de la jornada laboral.

Por otra parte, podrás visualizar los cálculos que realiza el sistema para cada una de las novedades a través de la opción Ver detalle de cálculos.

Con ello, aparecerá una ventana con el detalle de los cálculos para cesantías e intereses de cesantías, primas, vacaciones y otros conceptos.

Importante: si realizaste modificaciones manuales en algún concepto que el sistema calcule de manera automática, no evidenciarás nada en el detalle de los cálculos para ese concepto y se te informará a través de este mensaje.

Si olvidaste añadir un empleado en la liquidación, puedes hacerlo a través del botón Añadir otro empleado, lo seleccionas y das clic en el botón Guardar cambios .

Una vez revises la información, das clic en el botón Ir a contabilización . De esta manera te aparecerá la siguiente ventana donde podrás:

• Generar reporte de liquidación de contrato: a través del botón Ver detalle , podrás visualizar en un archivo Excel, los valores de ingreso y egreso, junto con el neto a pagar para cada uno de los empleados incluidos en la liquidación.
• Generar reporte de seguridad social y parafiscales: a través del botón Ver detalle , podrás visualizar en un archivo Excel, los datos del IBC y aportes a seguridad social y parafiscales para cada uno de los empleados incluidos en la liquidación.
• Ver cálculos de seguridad social y parafiscales : con esta opción te aparecerá una ventana donde puedes consultar el detalle de los cálculos de seguridad y parafiscales por cada uno de los empleados incluidos en la liquidación.

• Generar archivo plano de banco: te permite generar un archivo plano para el pago electrónico del neto a pagar a los empleados por su liquidación de contrato.

Importante: para el pago electrónico es necesario que previamente se ingresen los datos de pago (entidad bancaria, tipo de cuenta, número de la cuenta, entre otros) de cada empleado.

Para continuar y generar los comprobantes de causación contable de la liquidación de contrato, es necesario que presiones el botón Contabilizar liquidación .

De esta manera te aparecerá una ventana emergente, donde te indicará se van a generar los comprobantes contables para causar la liquidación de contrato, para continuar das clic en el botón Entendido .

Luego, el sistema te mostrará la siguiente pantalla donde podrás:

• Ver los desprendibles :  puedes imprimir o enviar por mail los desprendibles de liquidación de contrato por cada uno de los empleados.

• Ver los comprobantes : para visualizar los comprobantes contables de liquidación de contrato por empleado.

• Ver los comprobantes  : para visualizar los comprobantes contables de seguridad social de la liquidación de contrato.

Para continuar y generar los comprobantes de pago de la liquidación de contrato, es necesario que presiones el botón Contabilizar pago .

Así te aparecerá la siguiente pantalla, donde es necesario que relaciones la forma de pago, la fecha, y selecciones los empleados a los cuales vas a pagarle la liquidación.

Confirmas la contabilización presionando nuevamente en Contabilizar pago .

Importante: ten en cuenta que puedes registrar pagos parciales.

Finalmente, visualizarás la liquidación de contrato completada de la siguiente manera:

Podrás visualizar los comprobantes contables del desembolso de la liquidación de contrato con el botón Ver comprobante .